ERP: más que una contabilidad

Los sistemas modernos de gestión, también conocidos como sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise resource planning) permiten gestionar la información y documentos que circulan dentro de una empresa de manera integral.

Artículo para la edición #190 de Temas Económicos.

La información, documentos y el conocimiento que una organización debe gestionar no tienen que ver exclusivamente con los movimientos originados en operaciones de compra, venta, cobros, pagos o cualquier tipo de transacción económica-financiera. Desde que la empresa contacta a un potencial cliente, surgen una serie de acontecimientos previos y posteriores a la venta que deben ser registrados, y no necesariamente tienen contrapartida en la contabilidad o generan un comprobante específico, sucede lo mismo con cuestiones vinculadas a la logística, procesos, presupuestos, documentos y otros aspectos del negocio.

Cada transacción o acontecimiento registrado en el sistema generalmente repercute en diferentes áreas, desencadenando una serie de movimientos relacionados con materiales en stock, contabilidad, finanzas, etcétera. Estos movimientos desencadenados por el registro de un comprobante, como por ejemplo, una factura de compras, deberían producirse de manera automática, evitando así la necesidad de duplicar la entrada de datos al sistema.

Dentro de una organización cada integrante o un grupo de ellos tienen asignados funciones que deberían estar reflejadas en el software en cuestión, por lo tanto, la posibilidad de gestionar de manera flexible roles, grupos, y permisos asignados a cada usuario se convierte en un punto crítico. Incluso la manera en que cada organización desarrolla las mismas tareas o procesos es sumamente heterogénea y a pesar de que en muchos casos es recomendable adaptar los procesos de la organización a los definidos de manera estándar por algunos de los sistemas que ofrece el mercado y que en determinados casos acumulan una valiosa experiencia sobre un sector o industria en particular, los sistemas deberían ofrecer posibilidades que permitan configurar el flujo del trabajo o workflow para cada caso específico.

Otras de las cuestiones a destacar son las posibilidades y herramientas ofrecidas por el software para modelar o personalizar formularios de entrada de datos y la información que muestra cada reporte o informe. El usuario debe tener la posibilidad de obtener la información necesaria para llevar a cabo su trabajo en tiempo real, o al menos de manera oportuna, y la misma debe ser confiable. Los requerimientos de organismos públicos y privados difieren en cada tipo de actividad, empresa o punto geográfico, por lo que toda posibilidad sencilla y accesible de creación y edición de reportes siempre es bienvenida.

No existe consenso generalizado sobre todas las funcionalidades que debe reunir un sistema ERP, o que módulos o áreas deben incluir, pero a modo general se pueden mencionar algunas características deseables que cualquiera debería ofrecer:

- Base de datos unificada.
- Modularidad.
- Posibilidades de personalización de interfaces, consultas e informes.
- Gestión flexible de workflow o flujo de trabajo.
- Gestión flexible de roles, grupos y permisos.
- Conectividad vía web y desde diferentes interfaces.
- Integración, importación y exportación con los paquetes ofimáticos más comunes.
- “Multi”: Multiempresa, Multimoneda, Multilenguaje, Multiusuarios, etcétera.

Estos sistemas siempre se han caracterizado por su altísimo costo, prácticamente inaccesibles para la pequeña y mediana empresa, además de su compleja implementación funcional. El asunto de la implementación no es menor y en muchas ocasiones el factor de fracaso de un proyecto de implementación tiene que ver con la cultura misma de la organización.

La buena noticia es que ya existen soluciones open source para diferentes plataformas, de muy buena calidad, y con una amplia comunidad de usuarios y desarrolladores alrededor del mundo. La mala noticia es que este tipo de aplicaciones requieren un grado muy alto de personalización y puesta a punto que va más allá de la simple “instalación” del software.

Enlaces:

OpenERP (http://www.openerp.com)
Openbravo ERP (http://www.openbravo.com)
Compiere (http://www.compiere.com)
Adempiere (http://www.adempiere.com)
ERP5 (http://www.erp5.com)

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3 Comentarios to “ERP: más que una contabilidad”

  1. Raul y me la banco Says:
    marzo 25th, 2010 at 2:39 am

    Que lindo nombre… ERP onda ‘ejercito revolucionario del pueblo’… ajj…
    A ver, donde esta el genio que armo la infuncional pàgina de la facultad de ciencias econòmicas de la UNRC con Word Press -un CMS ò gestor de contenidos, un programita de esos
    ‘hagalo usted mismo’- si tiene la bondad de depurar la base de datos y no apagar el servidor los feriados..

  2. admin Says:
    marzo 25th, 2010 at 2:15 pm

    “un programita de esos hagalo usted mismo” … Raul, muy creativo y enriquecedor tu comentario, se nota que la tenés re clara.

  3. » Tryton ERP Says:
    junio 8th, 2010 at 1:15 pm

    [...] Un ERP de 15MB (Cliente, Servidor y SQLlite) que salga funcionando con un solo click, multi-todo (multiplataforma, multiempresa, multimoneda, multiidioma, etc.), probado y estable, dando solución a las características mencionadas en la introducción y más la posibilidad de añadir y editar workflows, reportes, formularios, campos, módulos. Utilizando únicamente el bloc de notas y con “algo” de conocimiento de Python y xml, sin tener que compilar nada … no es poca cosa. Y cumple con casi todos los requisitos. [...]

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